Umowa o dzieło czy umowa zlecenia? – jaki rodzaj umowy z wykonawcą
Współpraca instytucji kultury z osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej, wiąże się z koniecznością podpisania odpowiedniej umowy cywilnoprawnej. W zależności od charakteru zlecenia, instytucja kultury może stanąć przed wyborem między umową o dzieło a umową zlecenia. Każda z tych umów ma swoje specyficzne cechy i zalety, a decyzja, którą umowę wybrać, powinna być uzależniona od przedmiotu współpracy. W tym artykule przeanalizujemy, kiedy warto zawrzeć umowę o dzieło, a kiedy umowę zlecenia, zwracając uwagę na aspekty prawne, w tym prawa autorskie oraz kwestie wynagrodzenia.
1. Umowa o dzieło a umowa zlecenia – podstawowa różnica
Podstawową różnicą między umową o dzieło a umową zlecenia jest to, że umowa o dzieło dotyczy osiągnięcia konkretnego rezultatu (tzw. „dzieła”), natomiast umowa zlecenia wiąże się z obowiązkiem starannego działania, ale bez konieczności uzyskania konkretnego wyniku.
• Umowa o dzieło jest zawierana wtedy, gdy celem współpracy jest osiągnięcie określonego efektu, np. stworzenie dzieła artystycznego, napisanie książki, zaprojektowanie grafiki, wykonanie rzeźby czy przygotowanie wystawy.
• Umowa zlecenia natomiast polega na wykonywaniu określonych czynności w sposób staranny, ale bez gwarancji, że wynik pracy będzie konkretnym, z góry określonym efektem. Jest to umowa nastawiona na proces, a nie na konkretny rezultat, np. współpraca przy organizowaniu wydarzenia, nadzór artystyczny czy współpraca przy przygotowywaniu scenariusza.
2. Charakterystyczne cechy umowy o dzieło i umowy zlecenia
Umowa o dzieło – możliwość zgłaszania uwag i poprawek
Jedną z kluczowych cech umowy o dzieło jest to, że instytucja kultury, jako zamawiający, ma prawo do zgłaszania uwag i poprawek do wykonanego dzieła w zakresie oceny rezultatu pracy. Zgłaszanie poprawek ma na celu osiągnięcie oczekiwanego rezultatu – np. zmiana koncepcji projektu artystycznego, korekta tekstu czy poprawki w wykonaniu dzieła.
Warto w umowie dookreślić sposób zgłaszania poprawek, a także termin ich uwzględnienia przez wykonawcę. Może mieć to szczególnie istotne znaczenie przy dużych projektach oraz napiętych harmonogramach wykonywania dzieła.
Umowa zlecenia – zapewnienie samodzielności zleceniobiorcy
W przypadku umowy zlecenia, ważne jest, aby zleceniobiorca miał pewną samodzielność w wykonywaniu zleconych mu zadań. Instytucja kultury nie może nadmiernie ingerować w sposób, w jaki zleceniobiorca realizuje swoje obowiązki, gdyż może to prowadzić do zakwalifikowania współpracy jako umowy o pracę. Umowa zlecenia nie może mieć cech charakterystycznych dla umowy o pracę, takich jak obowiązek wykonywania pracy pod kierownictwem, w określonym czasie czy w stałym miejscu. Zleceniobiorca powinien mieć swobodę w doborze metod pracy i sposobie realizacji zlecenia. Nadmierna kontrola lub narzucenie zleceniobiorcy stałych godzin pracy czy miejsca wykonywania zadania może skutkować zakwalifikowaniem współpracy jako stosunku pracy, co wiązałoby się z koniecznością zastosowania przepisów Kodeksu pracy i obowiązków pracodawcy (m.in. w zakresie wynagrodzenia, urlopów czy składek ZUS).
3. Odpowiedzialność instytucji kultury za rozliczenie należności publicznoprawnych
Należy pamiętać, że instytucja kultury jest odpowiedzialna za prawidłowe rozliczenie należności publicznoprawnych związanych z umowami cywilnoprawnymi, niezależnie od tego, czy chodzi o umowę o dzieło, czy umowę zlecenia. Oznacza to, że instytucja ma obowiązek:
• Opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne (w przypadku umowy zlecenia),
• Zadbania o prawidłowe rozliczenie podatkowe, zarówno od wynagrodzenia, jak i od kosztów uzyskania przychodu przy umowie o dzieło,
• Wystawienie odpowiednich dokumentów (np. PIT-11 lub PIT-37) dla wykonawcy dzieła lub zlecenia.
Błąd w ustaleniu rodzaju umowy lub w jej niewłaściwym rozliczeniu może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych dla instytucji kultury, w tym kar za nieprawidłowe odprowadzenie składek ZUS czy podatków. Z tego względu tak ważne jest, aby dokładnie określić, jaka umowa jest najbardziej odpowiednia do charakteru współpracy i precyzyjnie ją rozliczyć.
4. Kwestie praw autorskich – przeniesienie praw czy licencja?
Kiedy instytucja kultury zawiera umowę o dzieło, często jednym z kluczowych zagadnień jest przeniesienie praw autorskich lub uzyskanie licencji na korzystanie z utworu. Warto w tym kontekście rozróżnić dwa przypadki:
Przeniesienie praw autorskich:
W przypadku umowy o dzieło, instytucja kultury może wymagać od twórcy przeniesienia praw autorskich do stworzonego utworu (np. grafiki, tekstu, filmu). Przeniesienie praw autorskich musi zostać wyraźnie zapisane w umowie, ponieważ prawa te nie przechodzą automatycznie na zamawiającego. W przypadku przeniesienia praw przy odpowiednich zapisach umownych, instytucja może uzyskać pełne prawo do korzystania z utworu, w tym prawo do jego rozpowszechniania, edytowania czy wykorzystywania w ramach działalności kulturalnej i edukacyjnej.
Uzyskanie licencji:
Alternatywnie, w ramach umowy o dzieło, twórca może udzielić licencji na korzystanie z utworu. Licencja może być wyłączna (gdzie instytucja kultury uzyskuje wyłączne prawo do korzystania z utworu) lub niewyłączna (gdzie twórca może licencjonować utwór innym podmiotom). Licencja może być ograniczona czasowo, terytorialnie lub co do zakresu użytkowania, np. tylko na potrzeby jednego wydarzenia lub w określonym medium.
W przypadku umowy zlecenia, nie jest konieczne przenoszenie praw autorskich ani udzielanie licencji, ponieważ celem tej umowy nie jest stworzenie utworu, a jedynie realizowanie czynności w sposób staranny. Jednak w przypadku gdy podejrzewamy, że może dojść do powstania utworu ubocznie w ramach wykonywania zlecenia, warto zadbać o odpowiednie zapisy dotyczące praw autorskich w kontekście wykorzystywania efektów tej pracy.
5. Kwestie określenia wynagrodzenia w umowach cywilnoprawnych
Umowa zlecenia:
W przypadku umowy zlecenia obowiązują przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia, co oznacza, że wynagrodzenie osoby wykonującej zlecenie nie może być niższe niż ustalone w przepisach krajowych minimalne wynagrodzenie za pracę. Jest to szczególnie ważne w kontekście osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ponieważ przy umowie zlecenia musimy zadbać, aby wynagrodzenie było zgodne z minimalnymi stawkami określonymi w przepisach. Dodatkowo, należy pamiętać, że umowa zlecenia wiąże się z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.
Umowa o dzieło:
W przypadku umowy o dzieło nie ma obowiązku przestrzegania minimalnego wynagrodzenia, co daje większą elastyczność instytucji kultury przy negocjowaniu wysokości wynagrodzenia. Ponadto, w przypadku umowy o dzieło, możliwe jest skorzystanie z tzw. 50% kosztów uzyskania przychodu (KUP), co oznacza, że osoba wykonująca dzieło może odliczyć połowę wynagrodzenia od dochodu w celach podatkowych. To korzystne rozwiązanie zarówno dla twórcy, jak i dla instytucji kultury, gdyż pozwala na zmniejszenie obciążeń podatkowych.
6. Podsumowanie – która umowa będzie lepsza?
Wybór pomiędzy umową o dzieło a umową zlecenia zależy przede wszystkim od charakteru pracy, którą ma wykonać dana osoba.
• Umowa o dzieło będzie odpowiednia, gdy przedmiotem współpracy jest stworzenie konkretnego dzieła (np. napisanie książki, zaprojektowanie grafiki, stworzenie instalacji artystycznej) i gdy istnieje potrzeba przeniesienia praw autorskich lub uzyskania licencji na korzystanie z utworu.
• Umowa zlecenia będzie bardziej odpowiednia, gdy celem współpracy jest staranne wykonanie określonych czynności, takich jak organizowanie wydarzeń, koordynowanie prac, doradztwo artystyczne lub inne usługi, które nie prowadzą do stworzenia konkretnego utworu.
Zarówno w przypadku umowy o dzieło, jak i umowy zlecenia, kluczowe jest odpowiednie sformułowanie warunków umowy, szczególnie w kwestii wynagrodzenia i praw autorskich, co pozwala na uniknięcie późniejszych sporów.