Wizerunek a organizowanie wydarzeń w instytucji kultury – zasady wykorzystania wizerunku i zgody na jego publikację
Organizacja wydarzeń kulturalnych wiąże się z różnymi formami dokumentowania i promowania tych wydarzeń, często za pomocą zdjęć, filmów czy materiałów promujących. Wykorzystanie wizerunku uczestników, artystów, gości czy publiczności w takich materiałach wiąże się z obowiązkiem przestrzegania przepisów prawa cywilnego i ochrony danych osobowych. W tym artykule omówimy zasady wykorzystywania cudzych wizerunków przez instytucje kultury, uwzględniając zgodę, szczególne przypadki małoletnich, a także kwestie związane z RODO.
1. Zasada zgody – kiedy musisz uzyskać zgodę na wykorzystanie wizerunku?
Zasadniczo, aby wykorzystać wizerunek osoby, musisz uzyskać wyraźną zgodę tej osoby. Zgoda na wykorzystanie wizerunku musi być dobrowolna, świadoma i wyrażona w sposób jednoznaczny. Oznacza to, że każda osoba, której wizerunek jest używany (np. na zdjęciach, filmach), musi wyrazić zgodę na jego publikację i rozpowszechnianie. Zgoda może obejmować wykorzystanie wizerunku na różnych nośnikach, zarówno w materiałach drukowanych, jak i w Internecie.
W kontekście wydarzeń kulturalnych, gdy wśród uczestników wydarzenia, na przykład koncertu czy wystawy, znajdują się osoby, których wizerunek może zostać uwieczniony i opublikowany, instytucja kultury powinna zadbać o odpowiednie zabezpieczenie zgód. Może to być w formie formularzy zgody podpisywanych przez uczestników przed wydarzeniem lub jeśli nie jest to możliwe, warto zadbać także o prawidłowe zapisy regulaminu uczestnictwa w wydarzeniach poprzez umieszczenie informacji o nagrywaniu czy fotografowaniu publiczności.
2. Szczegół całości – kiedy zgoda nie jest wymagana?
Istnieje jednak wyjątek od zasady, który pozwala na wykorzystanie wizerunku bez konieczności uzyskania zgody każdej osoby. Jeśli wizerunek jest częścią większego obrazu – na przykład zdjęcia lub filmu, w którym widoczna jest zbiorczo duża liczba osób, to nie jest konieczne uzyskanie zgody każdej z tych osób. Kiedy wizerunek stanowi wyłącznie szczegół całości, to ustawowo przewidziano wyłączenie od obowiązku pozyskania zgody na wykorzystanie wizerunku. Przykładem takiej sytuacji może być zdjęcie przedstawiające tłum na koncercie czy wydarzeniu artystycznym. W takich przypadkach chodzi o to, że indywidualny wizerunek konkretnej osoby nie jest wyeksponowany, a całość stanowi jedynie część szerszego obrazu, który nie pozwala na identyfikację poszczególnych osób.
Warto jednak pamiętać, że nawet w przypadku wizerunku zbiorczego, instytucja kultury powinna zadbać o to, aby wizerunki osób, które mogą być łatwo rozpoznawalne, nie zostały użyte w sposób, który mógłby naruszyć ich prawo do prywatności. W takim przypadku, mimo braku konieczności uzyskania zgody, warto podjąć odpowiednie środki ostrożności.
3. Małoletni – zgoda rodziców lub opiekunów prawnych
Kategorią osób, których wizerunek wymaga szczególnej uwagi, są małoletni. Jeśli instytucja kultury planuje wykorzystać wizerunek dziecka (np. w przypadku organizacji warsztatów, wystaw czy innych wydarzeń), konieczne jest uzyskanie zgody od rodziców lub opiekunów prawnych dziecka. Zgoda powinna być udzielona na piśmie, a jej zakres powinien precyzyjnie określać, w jakim celu i w jakim zakresie wizerunek dziecka będzie wykorzystywany (np. w materiałach promujących wydarzenie, w mediach społecznościowych, na stronie internetowej).
Dodatkowo, instytucje kultury muszą być szczególnie ostrożne w przypadku dzieci poniżej 13. roku życia, ponieważ również zgodnie z przepisami RODO, dzieci poniżej tego wieku wymagają zgody opiekunów prawnych na przetwarzanie ich danych osobowych, w tym wizerunku.
4. Określenie zakresu wykorzystania wizerunku – precyzyjne zapisy
Podczas pozyskiwania zgód na wykorzystanie wizerunku, ważne jest, aby instytucja kultury dokładnie określiła zakres wykorzystania wizerunku. Powinna zostać wskazana:
• Forma wykorzystania: czy chodzi o publikację zdjęcia na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, w materiałach promujących wydarzenie czy w innych formach.
• Czas: jak długo wizerunek będzie wykorzystywany (np. na czas trwania kampanii promującej wydarzenie, wyłącznie jednorazowo na potrzeby informowania o wydarzeniu czy na czas nieokreślony).
• Miejsce: gdzie będzie publikowany wizerunek – czy w lokalnych materiałach, na stronie internetowej, w prasie, czy w ogólnokrajowych mediach.
Precyzyjne określenie tych kwestii pozwala na uniknięcie późniejszych nieporozumień i ewentualnych roszczeń. Zgoda powinna być jednoznaczna i obejmować tylko te cele, które zostały szczegółowo wskazane.
5. RODO – ochrona danych osobowych i przetwarzanie wizerunku
Wykorzystanie wizerunku osoby jest traktowane jako przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Zgodnie z RODO, wizerunek osoby jest uważany za jej dane osobowe, a jego przetwarzanie musi odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w tym rozporządzeniu. Instytucja kultury, pozyskując zgodę na wykorzystanie wizerunku, powinna przestrzegać następujących zasad:
1. Zasada minimalizacji danych – wizerunek nie może być wykorzystywany w sposób nadmierny i musi być zgodny z określonym celem.
2. Zasada przejrzystości – osoby, których wizerunki są przetwarzane, muszą być poinformowane o tym, w jakim celu i w jakim zakresie ich dane będą przetwarzane.
3. Prawo do wycofania zgody – osoby, które wyraziły zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku, mają prawo w każdej chwili wycofać tę zgodę.
Instytucje kultury muszą zadbać, aby zgoda na wykorzystanie wizerunku była przechowywana zgodnie z zasadami RODO i aby osoby, których wizerunek jest wykorzystywany, mogły skorzystać ze swoich praw związanych z ochroną danych osobowych, takich jak prawo dostępu do danych, ich poprawiania czy usuwania.
Wykorzystywanie wizerunku w instytucjach kultury jest częstą praktyką, jednak wiąże się z koniecznością przestrzegania określonych zasad prawnych. Kluczowe jest uzyskanie zgody osób, których wizerunek ma być wykorzystywany, szczególnie w przypadku dzieci i małoletnich, oraz określenie zakresu tej zgody. Ponadto, instytucje kultury muszą pamiętać o przepisach RODO, które nakładają obowiązek ochrony danych osobowych, w tym wizerunków, i zapewniają osobom prawo do wycofania zgody. Przestrzeganie tych zasad pozwala na bezpieczne i zgodne z prawem wykorzystywanie wizerunków w działalności kulturalnej.